« La digitalisation est un moyen et non une finalité. » – Thomas Luquet, directeur de LINKAVIE
- Gagner en productivité
- Réduire le Turn-over des équipes en leur offrant des outils modernes qui facilitent leur quotidien
- Proposer de nouveaux services à ses clients (internes ou externes) pour se différencier et apporter de la valeur.
Aujourd’hui la digitalisation s’adresse à toutes les entreprises. Quelque soit la taille d’une entreprise, le process métier nécessite de réaliser des tâches (administratives, appels téléphoniques, saisies et enregistrements, planification etc.) qui peuvent être redondantes sur plusieurs systèmes (CRM, facturation, paie, outil métier…), manuelles et chronophages. La digitalisation va permettre de simplifier la réalisation de l’ensemble de ces tâches, d’éviter les doubles saisies, en permettant l’intégration et la communication entre systèmes impliqués dans la chaîne de valeur.
Je souhaite digitaliser mon activité : par où commencer ?
Si une entreprise ne sait pas par où commencer, la première chose à faire est de réaliser un état des lieux des process métier, interviewer les collaborateurs pour comprendre leurs difficultés, leurs suggestions d’améliorations. Il ne faut pas vouloir tout adresser d’un coup, mais définir une Roadmap de digitalisation. Il est aussi important de noter que dans un processus de transformation digitale, cela peut impacter l’organisation et les équipes, aussi il est très important de prévoir un accompagnement au changement pour embarquer tous les collaborateurs dans l’aventure du digital et éviter les freins, réticences etc. Ce processus s’anticipe en amont, en impliquant les collaborateurs dès le début du projet.
Chez LINKAVIE, nous facilitons cette démarche en offrant aux entreprises qui le souhaitent une cartographie, qui est un moyen de faire connaissance avec le client, de comprendre son métier et ses enjeux, sans que cela suppose un engagement quelconque. Cela lui donne aussi les premiers éléments d’une réflexion de digitalisation, nous nous proposons de lui donner gratuitement les premiers conseils, ce qui permet de rendre compte de ce que pourrait être son projet de transformation digitale. Si la démarche est appréciée et que les premiers éléments d’analyse lui semblent pertinents, alors nous pourrons lui proposer d’aller plus loin et pourquoi pas d’initier les premières briques de sa transformation digitale.
L’ESN : un partenaire indispensable
L’ESN (entreprise du service numérique) est une société de services experte dans le domaine des nouvelles technologies et de l’informatique. C’est elle qui vous accompagnera tout au long de la digitalisation de votre activité.
Une bonne ESN sera une ESN pour qui le projet est important et saura être à l’écoute, apportant du conseil et dont l’objectif n’est pas de vendre à tout prix de la prestation/service ou des jours hommes. Au contraire, il s’agit de permettre une évolution mesurée et maîtrisée qui permet certes de gagner en productivité mais qui tiendra compte de la satisfaction des collaborateurs ou clients. Il s’agit également pour l’ESN de se sentir réellement concernée par la réussite du projet pour que le partenariat puisse s’établir sur la durée.
Chez LINKAVIE, l’accompagnement des entreprises vers cette fameuse digitalisation passe par plusieurs étapes : la première est d’écouter le client, de comprendre leur métier, leurs enjeux, leurs difficultés, leurs objectifs. Ensuite, nous faisons un état des lieux du fonctionnement de l’entreprise, pour bien comprendre les processus métier de l’entreprise, identifier les “pain points”, les éléments d’amélioration ou d’automatisation. Cela passe des interviews de différents services et collaborateurs pour cartographier la situation et définir ensemble les grands objectifs. En parallèle, il est important de travailler sur la communication interne pour que ce processus de digitalisation soit vécu par les collaborateurs comme quelque chose de positif. Il faut donc expliquer mais aussi impliquer les collaborateurs, qu’ils sentent qu’ils sont partie intégrante du projet, que c’est aussi leur projet pour mieux travailler, plus facilement, plus efficacement. Ensuite, nous définissons des objectifs, des jalons avec des méthodes agiles qui permettent en permanence de nous adapter ou nous réadapter à de nouvelles priorités ou besoins exprimés.
Digitalisation : cas concrets
LINKAVIE a réalisé plusieurs projets pour des grands groupes de l’intérim. L’intérim est un secteur complexe, avec beaucoup d’administratif en agence, des exigences fortes en termes de réactivité (Il faut parfois trouver des intérimaires prêts à travailler le soir même). La digitalisation du secteur de l’intérim s’accélère mais de nombreux clients se sentent au début un peu perdus, ne sachant pas par où commencer.
Il nous a fallu analyser avec nos clients chaque étape du recrutement en agence, comprendre leurs enjeux vis à vis des intérimaires, adapter nos solutions à des profils qui ne sont pas des informaticiens etc. – Thomas de LINKAVIE
Ainsi, l’ESN a développé avec succès des back-offices (Applications Web) pour les agences permettant de simplifier leurs tâches quotidiennes de recrutement, éviter les doubles saisies en s’intégrant à l’ERP métier (Contrats, factures, feuilles de paie), en automatisant un certain nombre de processus.
Nous faisons partie intégrante de la stratégie de digitalisation de ces clients, et c’est une grande fierté !
Un autre client, en Irlande, société de placement, gérait tout mais absolument tout sur Excel et Word (Contrats, commandes, prospects..), avec des doubles ou triples saisies, une source d’erreurs incroyable. LINKAVIE a réalisé un audit de leur processus métier pendant 5 jours en immersion, avec les équipes concernées. Une cartographie de leurs process métier nous a permis de définir un cahier des charges fonctionnel pour consolider la donnée en base de données et développer un logiciel métier adapté à leurs besoins et à leurs spécificités. Aujourd’hui, finies les doubles saisies, les reportings d’activités sont maîtrisés et le pilotage au plus haut niveau est simplifié.
Le secret d’une digitalisation réussie, c’est….
De la part de l’ESN, il faut beaucoup d’écoute, pas uniquement du Management mais également des équipes terrain, et ensuite avancer avec méthodologie, en intégrant les collaborateurs dans le projet, pour que ce projet de digitalisation soit vécu comme étant leur projet, une opportunité de participer au succès de leur entreprise. Ce processus de transformation digitale s’articule alors autour d’itérations “écoute, définition, validation, exécution, feedbacks, écoute” et ainsi de suite.
A propos de LINKAVIE
Des grands comptes nous ont fait confiance pour nous confier leur projet de digitalisation, alors que nous sommes une entreprise à taille humaine, parce que nous sommes nous même éditeur de notre propre solution logicielle SaaS TIMEKO. Nous gérons avec cette solution des volumes de données importants, nous avons acquis l’expérience RGPD, nous avons une plateforme stable et performante. Et donc, nos clients voient en LINKAVIE cette capacité à non seulement analyser et définir les contours d’un projet de digitalisation mais aussi la capacité à appliquer pour nos clients ce que nous avons déjà réussi à faire pour nous même. – Thomas de LINKAVIE